Frequent verzuim, wat zegt dat?

Ik ben elke dag op de koffie bij (in elk geval) één van mijn klanten. Daar hebben we gesprekken met diverse medewerkers ín of buiten het verzuim en klets ik bij over van alles en nog wat. Met leidinggevenden heb ik het ook regelmatig over hun frequent verzuim. Hoe kijken zij hier tegenaan? Wat ondernemen zij om het frequent verzuim te laten dalen en heeft dit ook daadwerkelijk effect? Ook spreek ik regelmatig leidinggevenden en HR-professionals die écht aan de slag willen met frequent verzuim, maar niet goed weten hoe.

Wat is frequent verzuim?

De verzuimfrequentie geeft het aantal keren dat iemand zich ziek meldt weer. We zien frequent verzuim als een medewerker drie keer of meer binnen een jaar afwezig is door ziekte. Dit jaar betreft overigens géén kalenderjaar, maar het afgelopen jaar. Ook maakt het hierbij niet uit of deze medewerker drie keer één dag afwezig is geweest, of drie keer een maand.

Naast een verzuimfrequentie van een medewerker, kan er ook een gemiddelde worden gemeten van alle medewerkers in een organisatie of van werkend Nederland. De gemiddelde ziekmeldingsfrequentie van werkend Nederland is volgens de laatste cijfers (CBS) inmiddels 1,5 in 2022. Dit betekent dat elke medewerker zich gemiddeld 1,5 keer heeft ziekgemeld in het afgelopen jaar.

Wat zegt verzuimfrequentie precies?

De verzuimfrequentie van uw organisatie kan iets zeggen over bijvoorbeeld de gezondheid en het welzijn van de medewerkers, evenals de cultuur van de organisatie. Daarnaast kan verzuimfrequentie ook iets zeggen over de prestaties en productiviteit van een organisatie.

Vaak wordt gedacht dat een hoge verzuimfrequentie slecht is en een lage verzuimfrequentie goed. Dit is zeker niet altijd het geval. Er zijn altijd meerdere facetten die invloed hebben op de verzuimfrequentie. Dit ga ik uitleggen aan de hand van de verzuimdrempel.

De verzuimdrempel, is de drempel die medewerkers ervaren om zich ziek te melden. Deze kan hoog of laag zijn. Er zijn een ontelbaar aantal factoren die hier invloed op hebben, zowel op teamniveau als op individueel niveau. Bijvoorbeeld:

• Mag ik me ziekmelden via WhatsApp of moet ik altijd bellen?
• Heb ik plezier in mijn werk?
• Denkt mijn leidinggevende mee in oplossingen als ik in de problemen zit?
• Kan en mag ik op mijn werk grenzen stellen?

Uiteraard is het goed wanneer er een verzuimdrempel is, en je samen kan nadenken over andere oplossingen in plaats van de verzuimmelding. Echter, de drempel dient niet té hoog te zijn. Wanneer de verzuimdrempel té hoog is, kan dit wellicht ook betekenen dat medewerkers zich niet ziek durven melden of ze bang zijn veroordeeld te worden door de (gedeeltelijke) afwezigheid.

Er is geen kant en klaar antwoord op wat uw verzuimfrequentie over uw organisatie zegt, dus er is ook géén kant en klaar plan over hoe je frequent verzuim kan aanpakken. Daarom dient een organisatie met zijn medewerkers in gesprek te gaan over het frequente verzuim om op organisatie- en individueel niveau beeld te krijgen bij de oorzaken. Maar hoe doet u dat?

Frequent verzuim- of zorggesprek

Door het frequent verzuimgesprek te voeren, kunt u op individueel niveau en uiteindelijk op organisatieniveau achterhalen hoe uw frequente verzuim in elkaar steekt en samen hier invloed op uitoefenen. Hier is zomaar een opsomming van diverse ‘oorzaken’ die ik regelmatig tegenkom wanneer ik frequent verzuimgesprekken voer met leidinggevende en medewerker:

• Medewerker heeft een ander moraal vanuit huis meegekregen;
• Medewerker weet niet van het bestaan van bijvoorbeeld zorgverlof;
• Lange wachttijden in de zorg of financieel te kort voor specifieke behandelingen;
• Collega’s melden ook regelmatig ziek (ziekmeldingscultuur);
• Medewerker geeft niet aan wat hij of zij nodig heeft bij leidinggevenden en ziet geen andere optie dan frequente ziekmeldingen.

Deze oorzaken achterhaalt u niet door met de vinger te gaan wijzen op de verzuimfrequentie en aan te geven dat dit niet meer kan gebeuren. Daarnaast is een oplossing voor het frequent verzuim ook niet dat ‘medewerker meer appels moet gaan eten’. Durf het goede gesprek aan te gaan en geef aan wat u daadwerkelijk vindt van de keuzes en het gedrag. Op die manier achterhaalt u de échte oorzaken van het frequente verzuim en kunt u met elkaar een plan voor verbetering maken. Als oorzaken in de organisatie regelmatig terugkomen, is het bijvoorbeeld raadzaam om hier werkgeversinterventies op te organiseren waar de medewerkers gebruik van kunnen maken.

Door het frequente verzuim te beïnvloeden doet u iets aan de instroom in het verzuim en bent u niet doorlopend met dezelfde verzuimdossiers in de weer. Daarnaast kan ik u beloven dat, wanneer u het goede gesprek voert, u er gemotiveerde en blije medewerkers voor terug krijgt! Kom meer te weten over de effectieve aanpak van De Arbodienst op onze website en laat u inspireren door één van onze andere artikelen over verzuim en preventie.