Frequent verzuimgesprek: een hulpmiddel of een controlemiddel?

Ik hoor het regelmatig van leidinggevenden als ik aan hen vraag of ik kan aansluiten bij een frequent verzuimgesprek met een medewerker: ‘Ik twijfel, want ik weet niet of dit wel juist uitpakt bij de medewerker’. Als Adviseur Arbeid & Gezondheid kijk ik hier anders tegenaan. Waar komt deze twijfel bij leidinggevenden vandaan, en wat kunt u er als leidinggevende aan doen om deze twijfel op voorhand al weg te nemen bij de medewerker, zodat er een open gesprek mogelijk is?

Twijfel bij leidinggevende over het voeren van een frequent verzuimgesprek

Onlangs had ik contact met een leidinggevende over een medewerker waar hij zich zorgen om maakt. De medewerker zat op dat moment niet in het verzuim, maar verzuimde in de periode daarvoor wel met enige regelmaat. Ik vroeg aan de leidinggevende of hij hierover al in gesprek was gegaan met de medewerker, waarop de leidinggevende aangaf dat hij medewerker regelmatig sprak over hoe het gaat. Er bleek vooral veel in de thuissituatie van de medewerker te spelen, waarover ze elkaar regelmatig spraken. Heel fijn als een leidinggevende en medewerker zo’n band met elkaar hebben! Ik bood aan om gezamenlijk in gesprek te gaan met de medewerker om te kijken of er iets is wat gedaan kan worden in het kader van preventie. Hier reageerde de leidinggevende twijfelend op. Ik vroeg waar zijn twijfel vandaan kwam, waarop hij aangaf dat hij bang is dat een frequent verzuimgesprek, met een Adviseur Arbeid & Gezondheid vanuit De Arbodienst erbij, averechts werkt. Hij gaf aan dat de medewerker erg gesloten is en dat hij absoluut niet wil dat dit gesprek ‘controlerend’ of ‘terechtwijzend’ overkomt op de medewerker, en dat dit hun band zou beïnvloeden. Daar was hij namelijk wel bang voor.

Uitnodigen voor het gesprek, hoe pakt u dat aan?

Dat vond ik interessant. Leidinggevenden delen vaker hun zorgen als het over frequent verzuimgesprekken gaat, of ‘zorggesprekken’, zoals ik ze eigenlijk liever noem. Die zorgen zijn niet per se terecht, want het doel van zo’n gesprek is absoluut niet om een medewerker te controleren of terecht te wijzen.

De zorgen die deze leidinggevende had konden al worden weggenomen bij het moment van uitnodigen van de medewerker:

• Aangezien de medewerker niet in het verzuim zat, had de leidinggevende de kans om de medewerker fysiek te spreken. Zo kon hij het doel van het gesprek gelijk toelichten en vragen of onzekerheid direct wegnemen.

• Daarbij kon de leidinggevende duidelijk bij de medewerker aangeven waarom het gesprek gevoerd wordt en dat er in het gesprek gezamenlijk gekeken wordt of er iets ingezet kan worden wat de duurzame inzetbaarheid bevordert.

• Tot slot kon de leidinggevende uitleggen waarom de Adviseur Arbeid & Gezondheid zou aanschuiven bij dit gesprek: de Adviseur Arbeid & Gezondheid ondersteunt de werkgever én de medewerker bij verzuim en bij preventie, en denkt hierin graag met beide partijen mee. De adviseurs voeren het gesprek vanuit aandacht en interesse, niet als een controle- of een dwangmiddel!

Dus wilt u een frequent verzuimgesprek voeren met een medewerker maar weet u niet goed hoe u dit aan moet pakken, neem dan vooral contact op met de Adviseur Arbeid & Gezondheid, we denken graag met u mee.

Amanda van de Vendel, Adviseur Arbeid en Gezondheid