Het vuilnisvat zit vol!

Een regelmatig voorkomend agendapunt van organisaties: het (middel)lang verzuim neemt niet af ondanks alle inspanningen van medewerkers en de leidinggevende. Op grotere schaal kampen organisaties met dit dilemma en is dit thema in de overlegstructuur urgent en is een vervolgoverleg noodzakelijk om ‘alles nog beter op een rij te zetten’, en daarmee blijft de oplossing (voorlopig) uit.

Literatuur

Een voorbeeld van ineffectiviteit van vergaderen en beslissingen nemen, is te vinden in de theorie van Cohen, March en Olsen (1972) en De Caluwé en Petri (1985). Zij geven de volgende definitie van een organisatie; ‘een organisatie is een verzameling keuzemomenten die een probleem vereist, onderwerpen en gevoelens die zoeken naar situaties waarin ze gelucht (geuit) kunnen worden, oplossingen die naar onderwerpen of problemen zoeken waarop zij een antwoord kunnen zijn en beslissers die werk zoeken.’

In de organisatie staan ‘vuilnisvaten’ met onopgeloste vragen en problemen; niet genomen beslissingen. In plaats van die eerst te legen, worden zij steeds overgestort in nieuwe, grotere vaten. Hoe langer de keuzemomenten open blijven, hoe meer problemen erin gestopt kunnen worden.

Een voorbeeld uit de praktijk

In het plenaire overleg ligt het voorstel om met alle medewerkers die zich de afgelopen 12 maanden 3 of meer keer ziek hebben gemeld, een zorggesprek in te plannen. Frequent verzuim is namelijk een voorspeller van risicoverzuim (langdurig, complex, kostbaar). De zorggesprekken moeten ten goede komen aan vitamine A (aandacht voor medewerker).

De leidinggevende van afdeling X vraagt zich af hoe dit in zijn agenda gaat passen, want die zit de komende weken al volgepland met overleggen en projecten. Leidinggevende van afdeling Y is bereid de gesprekken te plannen, wel met de kanttekening dat er bij 5 medewerkers geen gesprek noodzakelijk is, omdat hij weet precies weet wat er aan de hand is.

Leidinggevende Z vertelt tot slot dat hij dit 3 jaar geleden ook al heeft gedaan en er structureel precies niets veranderd is. De managementsecretaresse deelt nog een persoonlijke ervaring uit haar eigen verleden bij de vorige werkgever waar dit ook een voorstel was. En de medewerker van de afdeling HR geeft aan nog te overleggen met De Arbodienst om een diepere analyse te maken aan de hand van data wat nou precieze aanleiding is van de verzuimmeldingen. Het directielid kan zich verplaatsen in de onderbouwingen van zijn collega’s en stelt voor het onderwerp opnieuw op de agenda te zetten en daarmee blijft de beslissing (voorlopig) uit.

Dit vuilnisvat wacht op een oplossing

Gezien alle (over)volle agenda’s, vindt het nieuwe overleg 6 weken later plaats. Niet alleen (middel)lang verzuim neemt niet af, maar is er een toename van urgentie over de openstaande vacatures die steeds lastiger gevuld worden en de perceptie van werkdruk bij de leidinggevenden neemt ook toe. Misschien is juist nu het moment om meerdere aspecten breder onder de loep te nemen en frequent verzuimgesprekken een onderdeel te laten zijn van een groter veranderplan. Ook dit ontlokt verschillende reacties en zienswijzen bij de stakeholders aan de overlegtafel. Gezien de tijd en de onderwerpen op de agenda hier een aparte projectgroep voor oprichten die aan de slag gaat met de ideeën.

Ook dit vuilnisvat wacht op een oplossing…

Kortom; Kijk eens om u heen, hoeveel ‘vuilnisvaten’ staan er nog? En is de inhoud hiervan niet (voor een deel) opgelost wanneer u een beslissing neemt?

De Arbodienst is er voor u

De Arbodienst gaat niet alleen met u aan de slag om het huidige verzuim te verlagen, maar ook door aan de voorkant verandering te initiëren in de organisatiecultuur om bijvoorbeeld niet medisch verzuim terug te dringen en het aantal vuilnisvaten te verminderen. Ga voor meer informatie over onze aanpak naar onze website en vraag vrijblijvend meer informatie aan.