Koffie drinken, zo doe je dat!

Een vaak gehoord advies van een arbo professional is om samen het bekende ‘koffiemomentje’ in te plannen. Casemanagers of leidinggevenden vinden dit vaak wat mild advies. Want als de medewerker kan koffie drinken, dan zijn er toch wel meer mogelijkheden? Medewerkers daarentegen vinden dit al gauw een spannend advies; zij hadden wellicht liever gezien dat ze platonisch contact konden onderhouden of zich voorlopig nog volledig op het herstel kunnen richten. Afwezig zijn op de werkvloer vanwege ziekte is al lastig genoeg, maar ermee geconfronteerd worden is hele andere koek.

In dit artikel licht ik, Adviseur Arbeid en Gezondheid Siham Aen Messaoudi, toe wat het nut en de noodzaak is van de koffie afspraak. Voorafgaand schets ik een mogelijke situatie vanuit de ogen van de leidinggevende en opvolgend die vanuit de medewerker. Aan het einde deel ik ook enkele praktische tips om koffie drinken tot een krachtig re-integratie instrument te maken.

De werkgever

Meerdere malen heeft u als leidinggevende geprobeerd om het gesprek met de medewerker te voeren en te kijken naar de mogelijkheden. De gespreksonderwerpen als; de bezoekjes aan de huisarts of het ziekenhuis, emotionele zaken, of allerlei medische redenen passeren de revue tijdens deze gesprekken. Het zijn gesprekken die niet direct tot iets leiden. U ziet een vervolgspreekuur bij de arbo professional daarom als logische vervolgstap, immers zijn er toch al best wat gesprekken geweest met de medewerker. De leidinggevende hoopt dat hiermee voldoende gedaan is om nu toch echt advies te krijgen om van start te gaan met de re-integratie.

De verwachting is dat er echt wel mogelijkheden zijn met dit verzuimbeeld. En dan ontvangt u het advies waarin staat te starten met koffiemomenten. Ietwat teleurgesteld denkt u; ‘Dat heb ik toch al gedaan?’. Uiteindelijk doet u dit toch maar, het is immers het advies van De Arbodienst, en die wilt u niet negeren.

U nodigt de medewerker uit, en een paar dagen later zitten jullie samen op een kantoor. Aan de koffie. De banale vragen komen voorbij; ‘Hoe is het? Hoe voel je je? Hoe gaat het thuis?’  De vragen zijn op, en u maakt een afspraak voor het volgende koffiemoment. Terwijl u ondertussen al denkt aan alle andere zaken die u gedaan had kunnen krijgen. Wat nutteloos voelt het, maar het zal vast ergens goed voor zijn. U kunt een vinkje zetten achter deze re-integratie taak.

De verzuimende medewerker

De medewerker voelt zich niet gehoord. ‘Het voelt alsof ik me moet verantwoorden waarom ik ziek ben’, is een veel gehoorde gedachte. Vragen als ‘Wat kun je nog wel?’ komen voorbij, maar dat antwoord blijft op dit moment ‘niets’, anders had jij je natuurlijk nooit ziekgemeld. Je snapt heel goed dat je jouw leidinggevende een uitdaging heeft aan je nu je je ziek gemeld hebt, maar jij hebt hier ook niet om gevraagd. Je werkt altijd hard en nu gaat het een keer niet goed, dat kan iedereen overkomen. Je bent gewoon even ziek, en je wilt even onderzoeken wat er aan de hand is. Daarnaast vind je je werk heel leuk en kom je echt wel terug. Een spreekuur wordt voor je ingepland. Je wordt nog nerveuzer. Ik zal toch goed moeten kunnen uitleggen wat ik heb. Gelukkig word ik gehoord en kan ik mijn verhaal goed doen.

Hier vertel je over de contactmomenten tot dusver met je leidinggevende en hoe spannend jij het vindt om naar werk te gaan. En toch krijg je het advies om het wel te doen.

Als het advies door de arbo professional verstuurd is, steekt de nervositeit opnieuw de kop op. Realiserend dat de leidinggevende het advies ook heeft gelezen. Deze spanning blijft sudderen tot de telefoon gaat; je wordt uitgenodigd om langs te komen. Tijd voor een koffiemomentje. De avond ervoor neemt de bezorgdheid toe, slapen gaat moeizaam. Naar werk gaan, waar al de collega’s er wel gewoon zijn. Wat als ze denken dat jij je aanstelt? En dat je echt niet zo ziek bent. Wat zullen ze over je zeggen of denken? Het is een wirwar aan onzekerheden bovenop hoe slecht je je toch al voelde.

Het idee erachter

Natuurlijk zal niet iedereen zich compleet in het bovengeschetste plaatje kunnen vinden. Maar wat ik hiermee wil laten zien is het verschil tussen de beleving van de medewerker en werkgever. En beiden zijn erg op zichzelf gericht. Het komt heel vaak voor dat werkgevers niet begrijpen dat de medewerker zegt zich niet gehoord te voelen. Immers was er altijd nauw en goed contact. De vraag is of dit echt zo is. En dít op zichzelf is al een mooi onderwerp voor één van de koffiemomenten.

In het spreekuur is de arbo professional in gesprek met de medewerker en verzamelt hierin medische en andere relevante informatie om tot advies te komen. Het helpt om als werkgever vanuit dit uitgangspunt te beredeneren dat de arbo professional altijd hetzelfde einddoel voor ogen heeft als de werkgever en medewerker. Het advies voor het koffiedrinken heeft dus een functie om tot dit einddoel te komen. De meest voorkomende redenen om dit instrument in te zetten zijn als volgt;

1. Verbinding houden met de werkvloer; betrokkenheid en nabijheid zorgen voor een lagere verzuimdrempel later in het proces.
2. Uittesten van energiebelasting; het reizen van en naar werk en het gesprek ten opzichte van de belastbaarheid van de medewerker.
3. Verbeteren van de arbeidsrelatie; medewerker voelt zich niet gehoord en/of er zijn (lichte) spanningen in de relatie.
4. Eigen regie leggen bij de werkgever en medewerker; ruimte bieden om samen tot een re-integratieplan te komen.

Tips

Hoe zorgt u voor een effectief koffiemomentje?

1. Nodig de medewerker per telefoon uit.

Vooral in organisaties waar veel per e-mail gecommuniceerd wordt, zie ik nog te vaak dat er per e-mail uitgenodigd wordt. Dit resulteert ook nog wel eens in een no show, wat weer frustratie veroorzaakt bij de leidinggevende.

2. Vraag tijdens de uitnodiging aan de medewerker om na te denken over hoe het koffiemoment vorm te geven.

Omdat de leidinggevende een ‘open’ opdracht geeft, geeft hij hiermee de regie aan de medewerker. Dit voorkomt dat de medewerker met het gevoel naar koffiemoment komt waarin hij of zij zijn ‘ziek zijn’ moet aantonen. Daarnaast geeft het ruimte om na te denken over mogelijkheden. Dit komt later, als de re-integratie van start gaat, van pas. En als dit tijdens de re-integratie ook helemaal goed zit, is de kans groot dat de medewerker dit gedrag na zijn herstelmelding voortzet.

Stel eventueel alternatieven voor: denk aan een wandeling buiten, een koffie afspraak met collega’s tijdens de pauze, een rondleiding of meekijken elders in het bedrijf en zo zijn er nog tal van andere mogelijkheden te bedenken.

3. Bespreek met elkaar waarom de arbo professional dit koffie advies heeft gegeven.

Tijdens het gesprek wordt er niet of nauwelijks besproken wat de reden is van de koffie afspraken, deze worden vaak taakgericht uitgevoerd. Met het idee dat de Arbo professional daar vast een goede reden voor heeft. Probeer dit met elkaar te bespreken. Al pratende zal blijken dat er wellicht meer dan koffiedrinken het doel is. En dit biedt wellicht mogelijkheden om al pratende samen tot een re-integratie plan te komen.

Een krachtige re-integratietool

Met deze praktische handvatten hoop ik dat ‘koffie drinken’ tijdens re-integratie als een krachtige re-integratie tool kan dienen. Heeft u zelf nog aanvullende tips, schroom niet ze onder het LinkedIn bericht te delen. Zo kunnen we van elkaar leren. Benieuwd naar wat de Adviseur Arbeid en Gezondheid nog meer voor uw organisatie kan betekenen op het gebied van re-integratie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op of ga naar onze website voor meer informatie.

Siham Aen Messaoudi, Adviseur Arbeid en Gezondheid bij De Arbodienst.