Wat mag u als werkgever vragen aan uw verzuimende medewerker?

Als een medewerker zich ziek meldt, wilt u als werkgever graag weten wat er aan de hand is. Niet alleen omdat u betrokken bent bij uw medewerker, maar ook omdat u waarschijnlijk in wil kunnen schatten hoe lang uw medewerker afwezig zal zijn. Toch mag u op grond van de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet alles aan uw medewerker vragen. Daar komt nog bij dat een medewerker misschien juist heel open is over de aard van zijn verzuim, bijvoorbeeld in het kader van corona. Wat u met deze informatie mag doen, is ook gebonden aan regels. Wat u wel en wat u niet mag, leggen wij uit in dit artikel.

Wat mag u wel vragen bij de ziekmelding?

Op het moment dat een medewerker zich ziek meldt, mag u als werkgever alleen onderstaande informatie vragen:

• het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de medewerker onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

Andere informatie, bijvoorbeeld over wat de medewerker mankeert, mag u niet vragen en vastleggen. Ook niet als de medewerker hier toestemming voor geeft. Vanwege de gezagsverhouding tussen u en de medewerker kan de medewerker nooit vrij toestemming geven voor het verwerken van die medische informatie. Een medewerker zou anders gezegd geen ‘nee’ durven zeggen wanneer u om meer informatie vraagt.

Welke informatie krijgt u van de bedrijfsarts/arbodienst?

De bedrijfsarts bespreekt uiteraard wel medische informatie met uw medewerker. Deze informatie valt binnen het medisch beroepsgeheim. Omdat u als werkgever niet meer medische informatie mag verwerken van uw verzuimende medewerker dan hierboven vermeld, mag de bedrijfsarts u niet alle informatie terugkoppelen. U krijgt alleen die informatie van de arbodienst die u nodig heeft om een beslissing te kunnen nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie.

Concreet betekent dit dat u op grond van de wet alleen de volgende informatie krijgt van de arbodienst over de gezondheid van uw medewerker:

• de werkzaamheden waartoe de medewerker niet meer of nog wel in staat is;
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate waarin de medewerker arbeidsongeschikt is;
• eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

De overige gegevens die gaan over de gezondheid van een medewerker vallen dus onder het beroepsgeheim van de bedrijfsarts en mogen niet – behalve aan de mensen die onder de taakdelegatie van de bedrijfsarts vallen – gedeeld worden. Denk aan diagnoses, naam van de ziekte, gegevens over afspraken met gezondheidsprofessionals en andere situationele problemen zoals jeugd- en relatieproblemen.

Meer informatie?

Bent u benieuwd naar wat De Arbodienst voor uw organisatie kan betekenen en wat de rol van het Inzetbaarheidsteam is bij verzuim? Bekijk dan onze diensten en neem contact met ons op, wij helpen u graag verder.