Verzuim op de werkvloer: zo gaat u het gesprek aan met medewerkers

Veruit het grootste deel van het verzuim heeft geen uitsluitend medische oorzaak, maar gaat over keuzes en gedrag. Keuzes die gemaakt worden door de match met de functie, een grootschalige verandering binnen de organisatie, de relatie met je team of leidinggevende, een thuissituatie en ga zo maar door. Dat betekent ook dat verzuim beïnvloedbaar en dus te voorkomen is. Ik ben ervan overtuigd dat je als leidinggevende meer invloed hebt op verzuim dan je vermoedelijk denkt.

Verzuim is te voorkomen

Komt een medewerker vaak te laat op het werk? Reageert hij of zij kortaf? Dat kunnen signalen zijn dat er iets aan de hand is. Het kan van alles zijn: een instabiele relatie, drukke kinderen of een overleden huisdier. Hetzelfde geldt voor medewerkers die er slaperig uit zien of deadlines structureel niet halen. De reden hoeft overigens niet altijd negatief te zijn, maar feit is dat er iets is veranderd.

Om verzuim in de organisatie adequaat én mensgericht aan te pakken, is het zaak om veranderingen te signaleren en te bespreken en zo te voorkomen dat het mogelijk tot verzuim gaat leiden. De basisvoorwaarde voor een goed gesprek met een medewerker is de relatie; zonder wederzijds vertrouwen kom je nooit tot de kern. Interesse tonen in een collega begint op dag één. Zo bouwt u een band op en legt u de basis voor eventuele gesprekken over een gedragsverandering. Verzuim kunt u aan zien komen én voorkomen als u de signalen herkent en er iets mee durft te doen!

Balans tussen inhoud en relatie

Het is van belang om een juiste balans te vinden tussen inhoud en relatie. Anders wordt de kans op een zinvol gesprek alleen maar kleiner. Hebben uw medewerkers het gevoel dat u altijd tijd voor ze hebt als het nodig is? Durft u te benoemen wat u ziet en voelt? Als u dit uit de weg gaat, gaat het van kwaad tot erger, dus aarzel niet om fouten te maken. Dat hoort er namelijk gewoon bij. In mijn ervaring doet u er goed aan om een gesprek op een persoonlijke manier te openen. Informeren naar de thuissituatie of vragen waar iemand zich zorgen over maakt. En dán schakelt u over op de inhoud. Om tenslotte weer bij de relatie te eindigen. Als u slechts één van beide kanten aanstipt, is de kans klein dat u iemand echt kunt helpen.

Intrinsieke motivatie

Als u een team aanstuurt, moet u zich bewust zijn van afwijkende signalen. Bovendien moet u handvatten hebben om gesprekken met medewerkers te voeren over dit soort onderwerpen. Neem de tijd en stel de medewerker op zijn of haar gemak. Benoem de signalen die u ziet, maar vraag ook of hij of zij dit herkent. Dit zijn competenties die u kunt verwachten van een leidinggevende. ,,Het valt me op dat je niet meer met je collega's luncht, heb je dit zelf in de gaten?" Dit soort vragen kunt u heel goed oefenen. Maar werken vanuit een oprechte interesse in de medewerker moet toch vooral uit uzelf komen. Met een intrinsieke motivatie en de nodige oefening komt u al een heel eind. Écht willen begrijpen hoe het komt dat de medemerker bepaald gedrag vertoont en of u zich daar zorgen over moet maken. ,,Ik zie je heel vaak op je telefoon kijken, is er iets?"

Zicht houden

Tegenwoordig is het heel normaal om gedeeltelijk thuis of op andere locaties te werken. Dit biedt natuurlijk een hoop voordelen, maar het maakt het lastiger om zicht te houden op het eerder benoemde afwijkende gedrag. Hoe kunt u zicht houden op het welbevinden van een medewerker die thuis of elders werkt? Het is belangrijk om in contact te blijven met elkaar. Sturen op output vanuit betrokkenheid. Niet met het oogpunt op koste wat het kost controle houden – een medewerker is gebaat bij een gevoel van vertrouwen. Een balans vinden tussen goed werkgeverschap en medewerkers 'in de gaten houden' heeft alles te maken met oprechte interesse en betrokkenheid. De relatie met een medewerker gaat niet alleen maar over de inhoud. Het menselijke aspect is minstens even belangrijk. Dus durf te vertrouwen, maar blijf wel in verbinding.

Een keertje koffie drinken

Als leidinggevende speelt u een belangrijke rol in het voorkomen van verzuim. Dat doet u door te investeren in de relatie met medewerkers en vertrouwen op te bouwen. Zodat zowel u als uw medewerkers eerlijk durven te zijn en durven te benoemen wat jullie zien en voelen. Een goede relatie met medewerkers legt de basis voor duurzame inzetbaarheid. Verzuim voorkomen begint dan ook bij het koffiezetapparaat.

Aan de slag met de duurzame inzetbaarheid van uw medewerkers

Mocht u twijfelen aan de duurzame inzetbaarheid van uw medewerker, ga het gesprek vroegtijdig aan en bespreek of u nog op dezelfde golflengte zit. Dát is duurzame inzetbaarheid. Weten hoe u dit gesprek het beste aan kan gaan of advies nodig over hoe u op een duurzame manier met uw medewerkers omgaat? De Adviseur Arbeid & Gezondheid (AAG) van De Arbodienst ondersteunt werkgevers en leidinggevenden met het aangaan van het gesprek met medewerkers. Weten wat een Adviseur Arbeid & Gezondheid voor u kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.