Verzuim vanwege arbeidsconflict: en nu?

Stel: je voert al jaren met veel plezier je werk uit. Toch merk je dat je al een tijdje niet zo lekker in je vel zit. Je loopt tegen een aantal zaken aan; je hebt sinds een aantal maanden een nieuwe collega die bepaalde zaken anders aanpakt dan je gewend bent. Dit zorgt voor enige spanningen binnen je team. Bovendien is de werkdruk al ruim een jaar enorm hoog. Thuis speelt ook nog het een en ander. Hierdoor begint je energie langzaam op te raken en ben je minder geconcentreerd. En dit heeft invloed op de kwaliteit van je werk.

Als klap op de vuurpijl komt je leidinggevende naar je toe met de mededeling dat hij de kwaliteit onder de maat vindt en dat je het binnen 24 uur verbeterd moet hebben. Dit is de druppel! Ondanks al die jaren van hard werken, voel je je niet gewaardeerd. Er ontstaat een woordenwisseling tussen jou en je leidinggevende. Je voelt je niet gezien en gehoord; er is wederzijds onbegrip. Vervolgens meld je je ziek.

Laten we de situatie nu eens van de andere kant bekijken:

Vol energie ben jij 8 maanden geleden begonnen aan een nieuwe koers die het bedrijf en het team moeten laten groeien. Je werk is dynamisch en uitdagend; het bedrijf ontwikkelt zich immers in een rap tempo! Je bent je bewust dat de werkdruk binnen je team vrij hoog is, maar je probeert als goede leidinggevende voor iedere collega klaar te staan en hen te ondersteunen.

Wanneer je je collega vraagt naar de status van een belangrijke klus, de deadline is immers al drie dagen verstreken, ontvang je niet het antwoord waar je op hoopte. De klus is nog steeds niet af. Je raakt geïrriteerd, dit is de zoveelste keer. Je geeft de collega nog één dag om de klus af te ronden. Als je aan het einde van de dag de rapportage ontvangt, oogt deze afgeraffeld; dit is niet de kwaliteit die je voor ogen had. Zo kan het niet langer doorgaan. Je geeft feedback en de medewerker krijgt een dag extra om het te verbeteren. Maar de medewerker is het daar niet mee eens… Er ontstaat een vervelende woordenwisseling. De volgende dag meldt je medewerker zich ziek.    

En nu?

Onze Adviseurs Arbeid & Gezondheid maken regelmatig mee dat medewerkers zich ziekmelden vanwege een arbeidsconflict. Ondanks dat een dergelijke ziekmelding niet medisch van aard is, kan een arbeidsconflict wel degelijk leiden tot fysieke en/of mentale klachten. Daarom is het belangrijk om de oorzaak van het conflict bij de kern aan te pakken. Zo snel mogelijk.

Vaak zien we dat beide partijen het lastig vinden om tot elkaar te komen en de daadwerkelijke oorzaak van het conflict te achterhalen. Het gevolg: de medewerker blijft thuis zitten en de afstand tussen de werkvloer en de medewerker wordt groter. Terugkeer naar de werkvloer lijkt ver te zoeken; er zal immers iets moeten veranderen alvorens de medewerker weer aan het werk kan. Hierin ligt een gedeelde verantwoordelijkheid van beide partijen. De medewerker heeft immers een arbeidscontract en krijgt salaris voor het verrichten van arbeid. Verricht je die arbeid niet en meld je je ziek, dan heb je officieel ook een re-integratie verplichting. Met andere woorden: beiden hebben een actieve plicht om mee te werken aan een oplossing.

Niks doen is geen optie

De oplossing voor een arbeidsconflict komt niet vanzelf. Een korte time-out kan waardevol en verstandig zijn om even stil te staan bij de situatie, maar uiteindelijk moeten de leidinggevende en medewerker het gesprek weer aan. De relatie verbetert immers niet door thuis te blijven. Uiteindelijk weer de dialoog aangaan en naar elkaar luisteren, kan voorkomen dat de relatie onherstelbaar is beschadigd.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat de medewerker het gesprek uit de weg gaat, omdat hij of zij dit spannend of lastig vindt. Vaak gaat er angst mee gepaard: angst om de baan te verliezen, angst om niet serieus genomen te worden of angst voor de reactie van de leidinggevende. Vaak is de leidinggevende in deze situatie niet in staat om deze angst weg te nemen. We geven daarom graag wat praktische tips voor leidinggevenden en medewerkers om constructief met elkaar het gesprek aan te gaan.

Tips voor een constructief gesprek

• Pak uw rol als leidinggevende; neem het initiatief om weer met elkaar in gesprek te gaan. Benader uw collega wanneer de rust weer is teruggekeerd.
• Een goede voorbereiding kan veel onzekerheden en spanning wegnemen. Dit geldt voor zowel de medewerker als voor de leidinggevende. Stel daarom voorafgaand aan het gesprek een aantal punten op die besproken moeten worden. Zo worden belangrijke zaken niet vergeten en wordt voorkomen dat medewerker en leidinggevende te lang blijven hangen in details of zaken die niet dienend zijn aan een oplossing.
• Wees open en eerlijk tegen elkaar. Een conflict komt altijd van twee kanten. Dit betekent dat er twee belevingen zijn. Dit zien we duidelijk terug in de voorbeeldsituatie van dit artikel. Om elkaar écht te begrijpen, dient men beide kanten van het verhaal te horen.
• Uw hart luchten is dus positief, maar blijf niet hangen in het verleden en alles wat niet goed is gegaan. Wat heeft plaatsgevonden, kan immers niet meer worden teruggedraaid. Spreek wensen en verwachtingen uit naar elkaar: hoe kunnen we het anders doen in de toekomst?
• Probeer emotie niet de overhand te laten nemen, maar kijk samen naar feiten en oplossingen die haalbaar en realistisch zijn.
• Probeer niet alles in één gesprek op te lossen; een beschadigde relatie herstellen kost tijd. Het is prima om een vervolggesprek in te plannen als beide partijen er nog niet uitkomen of de situatie nog niet goed voelt. Maak dan wel goede afspraken voor het volgende gesprek.

Komen leidinggevende en medewerker er niet uit?

Is er na meerdere gesprekken nog steeds geen zicht op een mogelijke oplossing? Dan kan de hulp van de Adviseur Arbeid & Gezondheid van De Arbodienst waardevol zijn. Zo kan de adviseur optreden als objectieve gesprekspartner en de brug slaan tussen leidinggevende en medewerker. De adviseur is een vertrouwelijke gesprekspartner voor de medewerker en de leidinggevende. Zo kunnen zaken die misschien lastig zijn om aan te kaarten of te verwoorden op een prettige en veilige manier bespreekbaar worden gemaakt.

Vaak kan de Adviseur Arbeid & Gezondheid ondersteuning bieden. De Arbodienst verzorgt preventief en tot maximaal vier weken in het verzuim begeleiding bij conflictsituaties (voor ondernemingen tot 100 medewerkers). Echter zijn er ook situaties die dusdanig hoog oplopen of ingewikkeld zijn, dat er een onafhankelijk professional ingeschakeld moet worden, zoals een mediator. Als vervolg op de begeleiding van de Adviseur Arbeid en Gezondheid kan de mediator als onafhankelijke partij de gesprekken professioneel begeleiden. De mediators van onze partner myHBMcenter kunnen deskundige begeleiding bieden bij conflictsituaties.

Mocht onverhoopt de hulp van de adviseur en zelfs een mediator geen oplossing bieden doordat de arbeidsrelatie te veel schade heeft opgelopen, dan kan er gekeken worden om op een professionele, nette manier afscheid van elkaar te nemen. 

Een arbeidsconflict voorkomen? Dat kan!

Verzuim door arbeidsconflicten is vaak een lastig en ‘grijs’ gebied. Dit maakt de oplossing veelal niet eenvoudig. Daarom is voorkomen te allen tijde beter dan genezen! Zoals te lezen in de voorbeeldsituatie in dit artikel, zijn de signalen dat een medewerker niet lekker in zijn of haar vel zit, vaak al een langere tijd zichtbaar. Denk hierbij aan signalen als: concentratieverlies, een verandering in de kwaliteit van werk, een lager energielevel etc. Een leidinggevende kan hier preventief op inspelen, om zo te voorkomen dat een medewerker de grip op zijn of haar situatie verliest. Investeer daarom als leidinggevende in de relatie met medewerkers en geef ook aandacht aan kleine veranderingen in houding en gedrag; benoem wat opvalt in iemands gedrag en ga het gesprek aan.

De medewerker heeft op het gebied van preventie een even groot aandeel als de leidinggevende: op tijd aan de bel trekken als een bepaalde gebeurtenis of situatie een negatieve invloed heeft op het eigen functioneren, voorkomt dat problemen zich opstapelen en blijven sudderen. Een medewerker kan zelf een hoop voorkomen als hij of zij goed contact houdt met de leidinggevende en aangeeft wat hij of zij nodig heeft om vitaal en duurzaam inzetbaar te blijven. Want als het gaat om onze eigen gezondheid en welzijn, zijn wij zelf de grootste expert.